Page 287 - SDMD CNKT va CNTT trong tien trinh CNH_HDH DBSCL

nhà nước. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư
bao gồm nhiều công việc phải thực hiện nhằm đảm bảo văn bản đến được
chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, đặc biệt là tài liệu
lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu,
cung cấp thông tin,… Trong bối cảnh đó, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP được
Chính phủ ban hành, có hiệu lực từ ngày 05 tháng 3 năm 2020, nhằm tạo hành
lang pháp lý đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng
trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam
và hội nhập quốc tế. Từ khi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực, chuyển
đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được chú trọng, đặc biệt công tác số hóa
tài liệu lưu trữ được xác định là quan trọng hàng đầu nhằm tạo thuận lợi cho
tổ chức, công dân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời
giảm thiểu sự hỏng hóc của tài liệu gốc trong quá trình khai thác.
Số hóa tài liệu văn bản có nhiều định nghĩa, cốt lõi là quá trình chuyển
đổi các dạng tài liệu giấy sang các định dạng dữ liệu số mà máy tính có thể
lưu trữ và khai thác được. Theo đó, tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài
liệu lưu trữ trên giấy được quy định cụ thể bởi Thông tư số 02/2019/TT-BNV
ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội như sau: ảnh scan màu được lưu trữ
với định dạng Portable Document Format (.pdf) phiên bản 1.4 trở lên (Bộ Nội
vụ, 2019). Đây là công tác mất nhiều thời gian và công sức khi mà tỷ lệ văn
bản giấy, đến thời điểm năm 2021, theo báo cáo của các bộ, ngành, địa
phương, nhất là tại các địa phương tỉ lệ hồ sơ giấy chiếm 93,7% (Huy, 2021).
Về kỹ thuật, khi quá trình số hóa văn bản giấy không đúng trình tự (ví dụ
nhiều bộ ngành, địa phương khi số hóa văn bản giấy chỉ thực hiện bước
quét/scan tài liệu) dẫn đến văn bản đó không thể tra cứu, khai thác một cách
thuận lợi. Đồng bằng sông Cửu Long (ĐBSCL) không nằm ngoài xu thế
chung của cả nước, tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi, các tỉnh thành khu
vực ĐBSCL cũng gặp nhiều khó khăn, trở ngại khách quan cũng như chủ
quan, trong số đó có thể kể đến:
- Nguồn nhân lực công nghệ thông tin thiếu và yếu dẫn đến dễ rơi vào
bẫy công nghệ, lãng phí chi phí đầu tư (Cổng thông tin điện tử Đồng
Tháp, 2023).

- Số hóa dữ liệu thủ công (ví dụ: báo cáo giấy chuyển thành tập tin
pdf), nhưng với một số ngành, lĩnh vực chưa có văn bản hướng dẫn
cụ thể về việc số hóa hồ sơ, dẫn đến tình trạng mỗi nơi làm một kiểu,

273